Referater af bestyrelsesmøder 2018-2019

 

 

 

Referat af bestyrelsesmødet 19.april 2018

Til stede: Søren, Erik, Katrin, Eskil, Hanne, Kirstine, Lise. Jette deltog under pkt 5

Afbud: Susanne, Michael(syg)

Dagsorden:

1.Konstituering af bestyrelsen

2.Opfølgning på generalforsamlingen

3.Nyt fra den konstituerede daglige leder

4.Fordeling af opgaver og det videre arbejde

5. Økonomi

6.Evt

 

Ad.1 Bestyrelsen konstituerede sig med Hanne som formand, Katrin vil gerne være sekretær efter 1.juni indtil da går referatskrivning på skift. Jette fungerer som kasserer

Ad.2 Der skal afholdes en reception for Anne, forslag om 15. eller 16.august.Anne  vil helst 16.august.

Revisorerne havde en række anbefalinger. Der er forskellige initiativer i gang. På næste bestyrelsesmøde ser vi på tallene. Der har været fejl i forhold til registrering af kontant/betalingskort som skyldes systemet, men der er opmærksomhed omkring det nu, fejlen kommer hvis inddatering ikke sker i den rigtige rækkefølge. En anden fejlkilde er gavekort.

Der arbejdes på at få en bookingkode på kortene som kan registreres i systemet.

Ad.3 Nyt fra daglig leder. Jens, der er vaskedreng holder op og Rikke overtager hans timer.

Der er aftalt en rengøringsdag 4.juni hvor alle fra personalet, bestyrelse og frivillige deltager hvis man kan.

Mandag starter salg ved indgangen af kaffe, nødder, barer. Alle kunder skal spørges ved indgangen om de ønsker at købe. Der laves et nyt design til gavekort. Søren har kontaktet designskoler og bedt dem deltage i konkurrence om nyt design. Præmien bliver en luksushamam.

Der har været usikkerhed om prisen for børn. Op til 3 år er gratis, 3-16 år halv pris.

Der kommer en kampagne for at bruge Sofiebadet i forbindelse med blå mandag.

Prisen på sæbe sættes op til 60 kr.

Der er igangsat en del PR i forhold til turister. Sofiebadet bliver omtalt i en artikel om wellness i Skandinavien som et ud af 5 steder i ScanMagazine som er et tidsskrift der ligger i fly. Sofiebadet er kommet med i skymap under dagaktiviteter.

Der er kommet 12 ansøgere til stillingen som daglig leder,der er flere gode.

Hanne kunne oplyse at der er indsendt beretning til Kbh Kommune, de har ikke meldt tilbage.

De studerende fra KEA arbejder med forskellige projekter: en eventkalender,360 grader gåtur gennem badet ( streetview), nye bud på business case hvordan får vi fat i unge brugere. Desuden arbejder en gruppe på at udarbejde et spil.

Næste møde skal vi tale om deltagelsen i 400 års jubilæet, fejring af Anne, Kulturnat, golden Days.

Ad.5 Økonomi

Jette deltog under dette punkt og fremlagde detaljeret budget for 2018 og detaljeret oversigt over salg sammen med kvartalsregnskabet for 1.kvartal 2018. Der er usikkerhed omkring forudbetaling af solgte gavekort, vi ved ikke hvor mange der er indløst og hvor mange der udestår, så beløbet til forudbetaling er et skøn. Der er et lille underskud i første kvartal. Der er flere indtægter end budgetteret og også flere lønudgifter.

Det blev drøftet hvordan vi bedre kan styre gavekortene, skal der være liste med udleverede gavekort, kan koden skrives på i hånden ved køb, under alle omstændigheder vigtigt at tjekke koden ved indløsning.

 

Ad.6 Evt Personalet spurgte til stillingen som daglig leder og profilen, som de mener skal have mest vægt på økonomi, fondssøgning og PR. Desuden var der spm til ferie på lukkedage. Til det sidste var svaret, at det ikke er et problem, når der kommer fast løn.

 

Referent: Hanne

 

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde 31.maj 2018

Til stede: Erik, Katrin, Kirstine, Eskil, Michael, Hanne, Lise, Søren. Sarah kom efter pkt.1

 

Dagsorden:

1.Ansættelse af ny daglig leder

2.Revideret budget og økonomisk status pr. 30.april

3.Nyt fra daglig leder

4.Plan for det kommende arbejde- herunder jubilæum, kulturnat mv

5.Personale- arbejdsvilkår

6.Evt

 

Ad.1 Flertallet i bestyrelse er enig i indstillingen fra Søren og Hanne.

Personalet føler at de ikke blev inddraget tilstrækkeligt. Erik foreslog at man ved en evt kommende ansættelse havde personalerepræsentant med i ansættelsesudvalget. Der var enighed om at processen ikke havde været optimal, men flere nævnte at dette ikke var almindeligt at personalet var med til at ansætte leder. Der er 3 måneders prøveperiode og den samlede bestyrelse inddrages i evalueringen efter de 3 måneder.

Ad.2 Budget og opfølgning

Jette havde udarbejdet et nyt budget for resten af året, der tager højde for den nye leder og hæver omsætningen med 5 pct fra august.

Især i august og september er der traditionelt få kunder og her skal der satses på turister. Desuden kan der være potentiale i at tilbyde behandlinger efter kl 17, late night arrangementer og udnytte de stille timer til at inddrage nye grupper. Folkeskoler, mødregrupper, pensionister.

Der blev spurgt til om man kan skubbe åbningstiden i stedet for at udvide, men der er behandlinger om formiddagen også.

Der var nogle spørgsmål til regnskabet: hvorfor er der ingen indtægter fra kultur?

Hvorfor er huslejen mindre i november og december?

Hvor er bevillingen til personalets efteruddannelse.

Ad.3 Søren og Anne har planlagt sommerens vedligeholdelsesopgaver.

Der vil være 3 uger i juli hvor lofter skal males. Der vil være stillads, så der kan ikke være åbent.

Desuden er der aftalt dybderensning af gulve- ikke slibning og også de lodrette flader skal afrenses.

Søren vil desuden indhente tilbud på løbende vedligeholdelse af gulvene. Alt i alt betyder et en lukkeperiode på 4 uger uge 27-30. Loftet finansieres af Københavns Ejendomme og gulvet af vedligeholdelseskontoen.

Forventningen er at de nye vinduer også kan blive monteret i den periode.

Søren mindede om fælles rengøringsdag 4.juni hvor alle der har mulighed for det skal deltage.

Der er omtale af bladet i Scan Magazine i maj nummeret. Desuden i Cityhearts og i Go Green guiden.

Der har været nogle vellykkede arrangementer i april/maj.

Kunstinstallation med digte og skriveworkshop, sanketur og koncert med Per Bloch hvor der var helt udsolgt. Desuden mødte en lokal trompetist op og spillede til  midnatsbadning.

De Kea-studerende fremlagde deres app i sidste uge, men der var mange tekniske problemer så resultatet var ikke så godt som vi havde håbet på.

Hanne nævnte at Københavns kommune har krævet meget detaljeret opfølgning på hvordan målene i vores kontrakt er opfyldt,men de har nu endelig godkendt vores afrapportering.

Vi aftalte at der fremover skal tages billeder af events, små videoklip mv som dels kan bruges som pr og dels bruges til opfølgningen.

Der er kommet flere følgere på Instagram-profilen.

Vi skal gøre noget i forhold til den nye persondataforordning. Sarah vil se på en køreplan.

Ad.4 Christianshavns 400 årsjubilæum. Der skal søges penge hos Lokaludvalget, når programmet er færdigt.

Vi skal tænke i at kulturarrangementer ikke kun skal give PR men også flere badegæster

Ad.5 Personalets arbejdsvilkår

Kirstine rykkede på personalets vegne for kontrakter og fast løn. Bestyrelsen har vedtaget at støtte dette som princip og implementeringen sker hurtigst muligt efter at Sarah er tiltrådt 15.juni.

Ad.6 Evt

Sarah spurgte om der er penge til udvikling af hjemmesiden. Der er hov for et blogmodul og optimering af bookingen. Søren sagde at der ikke var særlig bevilling, men at meget kan ændres af os selv.

Papirgavekort bør udgå, da de er svære at styre og kontrollere.

 

Næste møde er  aftalt til 21.juni kl 17

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde 21.juni 2018
Til stede: Hanne, Katrin, Kirstine, Eskil, Michael, Lise, Søren, Sarah

Dagsorden:
1. Økonomisk status 2. Nyt fra daglig leder 3. 400 års jubilæet
4. Næste møder
5. Evt.

Ad.1 Økonomisk status

Jette Dybdal har sendt mail med omsætningstal som referes direkte. På grund af sen indkaldelse kunne Jette ikke deltage.

Maj 2017: Tkr. 143 Juni 2017: T.kr. 109

Maj 2018: Tkr. 125 Juni 2018: T.kr(d.1.-19.)Tkr. 84

Samlet AM løn Maj 2018 Tkr. 133

Samlet AM løn Maj 2017 T.kr 136

Jette beder om at få besked tidligere så hun kan lægge møderne i kalenderen.

Daglig leder blev bedt om at undersøge om man kan åbne forenings konto i COOP. Dette ville forenkle og sikre den daglige arbejdsgang med indsættelse af kontanter.

Hanne drøfter med Jette om man som alternativ(hvis der ikke kan åbnes en foreningskonto) kan åbne en privatkonto.

Der blev drøftet forskellige muligheder for forhøjelse af priser, på især basic hamam. Søren foreslog en forhøjelse fra 535 → 635 & fra 600 → 700 på weekend priserne. Daglig leder får lejlighed til at afprøve forskellige muligheder.

Ad.2 Nyt fra daglig leder

Sarah er startet og har haft 4 intensive dage.

Der har været afholdt P-møde og personalet har ønsket 3 ugers ferie og der er lagt op til at Sofiebadet holder lukket i 4 uger. Den ”ekstra” uge bruges til planlægning af efterårets aktiviteter og udvikling af badet.

Sommerens vedligeholdelse er planlagt:

•           Puds i hamam
   
•            Loft i herrebadet og café
   
•             Alle terrazzogulve behandles
   

-  Alle marmoradskillelser behandles
Der er formodentlig en lille lækage fra et badeværelse over dameafdelingen. Der skal startes en ny

sag hos Københavns Ejendomme. Forslag fra daglig ledelse: Proppenge → 50 kr. pr.snude. Nye priser på Hamam

Forslag om at sætte skilt op om at man ikke selv må hælde vand på saunaen som let brænder sammen. Personalet skal hælde vand på.

Sarah bad alle i bestyrelsen som er på facebook om at dele og like posteringer fra badet.

Forslag om at benytte Slack til at dele filer. Slack skal gennemgåes grundigt hvis der er nogen som har problemer med brugen.

GDPR dataloven – Sofiebadets rutiner skal gennemgåes og der skal tages stilling til hvilke kontakter der skal slettes og hvem der skal informeres. Der skal udnævnes en data protection officer. Umiddelbart er beslutningen at vi beholder de ca. 500 email-adresser vi har og informerer dem om at vi har dem.

Adresser i gmail beholdes også. Begge dele skal eksporteres til et email – håndterings program. Sarah sender email ud og beder om tilsagn evt. sammen med nye tilbud i badet.

Træsnit: Lone har produceret nye træsnit med motiver fra Christianshavn. Sarah undersøger om hun kan få trykt kort i lille oplag som kan sælges i badet. Lone skal godkende print. Evt. kan det printes i laserprint hvor man kan få 1000 stk. For ca. 1000,-. Hanne kontakter Lone og drøfter print med hende.

Ad.3 - 400 års jubilæet

Der lukkes ned i 3-4 timer fredag,lørdag og søndag for at kunne ”huse” 400 års aktiviteter. Det skal være letbenet og livligt.

Evt. kan der være en 400 års jubilæumsrabbat som kan købes og afregnes i de dage. Sæbeshow, musik, fodbad.
Indhold pusles færdig i personalegruppens arbejdsuge.
Katrín spørger Ruth Plouggaard(nabo og lokaludvalg) om der stadig er programlægning i gang.

Ad.4 Næste møder:

Næste møder er aftalt til torsdag d. 9.august kl.17:00 og torsdag d. 6.september kl.17:00

Ad.5. Evt.

-
Referent Katrín

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde 9.august  2018

Til stede: Erik, Katrin,  Michael, Hanne, Søren. og Sarah

 

Dagsorden:

1.Godkendelse af referat af 21.juni 2018

2..Nyt fra daglig leder

3.Økonomi-status

4.Alkoholbevilling

5.400 års jubilæum

6.Evt

 

Ad.1 Hanne sagde at hun havde undersøgt om foreningen kunne oprette en konto i Coopbank til indlevering af kontanter, men  det er kun privatpersoner der kan få en konto.

Sarah sagde at der arbejdes på at få så mange betalinger som muligt ind i betalingssystemet, så vi afventer og ser hvor stort behovet er om et stykke tid. Indtil videre skiftes Anne og Sarah til at gå i banken.

Ad.2

Sarah orienterede først om, at Lones søn er død, hvilket havde berørt alle. Lone forventes tilbage på arbejde 13.aug og ferniseringen i forbindelse med afsløring af Lones billeder 17.aug  18-20  opretholdes med mindre Lone siger fra. Der var begravelse idag og Badet har sendt blomster.

 Der er sket mange ting henover sommeren. Personalet havde haft en uges workshopforløb, som havde været vellykket og der var kommet mange nye ideer. I ugen var også udført forskellige praktiske opgaver som oliering af brædder og anden rengøring. Der var byttet behandlinger med Holbæk haram og besøget havde resulteret i forskellige nye tiltag- en boks til frugt og en pølle til at lægge under benene.

Der er også ændret på cafeindretningen og bænke er flyttet udenfor og boltet fast til væggen.

Det orange mødebord er solgt for bedre at kunne anvende annekset til hvilerum efter behandling.

Sarah har arbejdet på at optimere hjemmesiden og gøre booking mere overskuelig. Det var god timing her i sommerferien. Hvis nogen støder på fejl eller uklarheder må de meget gerne meldes til Sarah via Slack eller sofie@sofiebadet.dk. Det ser ud som om det allerede har hjulpet. Der er også kommet mulighed for at købe produkter og drikkevarer og snack sammen med bestilling.

Alle opfordres til at like og dele fra facebook-siden, fordi det er en god måde at få spredt budskabet om events mm på.

Loftet er malet og gulvet og marmorskillerum er afrenset, der var dog sket den ændring at gulvet ikke havde fået primer men firmaet havde anbefalet , men sæbe istedet pga det meget vand. Det betyder at skader i gulvet ikke er udbedret. Søren kontakter firmaet og drøfter det videre forløb med dem. Meningen var at de løbende skulle vedligeholde med primer, men nu er det uklart, hvad der skal ske.

Dampbadet er meget afhængig af Svens ekspertise, fordi der løbende er problemer, som kun han kan løse. Sven er meget engageret og kommer hurtigt, men på længere sigt må det overvejes om der kan findes en anden type dampbad. Michael og Erik påtog sig i løbet af efteråret at tale med eksperter om alternativer.

Kbh kommune har spurgt om Badet vil have en person i et ressourceforløb. Sarah tager en snak med personen sammen med Lone.Tanken er at han kan hjælpe med rengøring og evt praktisk opgaver.

Anne er stadig aktiv og en stor støtte for Sarah. Vi udskyder afskedsreception for Anne til efteråret.

Der er udarbejdet ny vagtplan, og timeloftet er fyldt helt ud. Der er  fast  en person i døren til at tage imod og servicere. Alle medarbejdere har andre opgaver ved siden af til stille perioder.

Vaskemaskinen er brudt sammen, der skal findes anden løsning på vask/rengøring af badetøfler.

ad.3 Økonomi

Jette havde fremsendt materiale, men havde været nødt til at melde afbud. Der var enighed om, at det vigtigste mål er at få hævet omsætningen. Sarah er optimistisk og priserne er også hævet så vi holder skarpt øje med udviklingen og håber at det lykkes.

Der er opretholdt den billige kurbadspris ved køb af 5-turs kort og det er fortsat muligt at få et brusebad.

ad.4 Alkoholbevilling

Der skal søges bevilling så vi kan sælge øl/vin/champagne og derved også få mere indtægt.

Eskil og Kirstine skal skrive under og skrive deres personlige oplysninger i ansøgningen. De øvrige bestyrelsesmedlemmer har skrevet under.

Ad.5 Sofiebadet markerer 400 års jubilæet med fernisering på Lones billeder. Øvrige aktiviteter i efteråret knyttes op på jubilæet. Der er udarbejdet kulturkalender for resten af året, som udsendes snarest,

 

ad.6 Torsdag er en dårlig dag til bestyrelsesmøder og der var flere afbud til mødet 6.sep, så de næste møder bliver tirsdag 18.september kl 17 og tirsdag 30.oktober kl 17.

 

Ref. Hanne

 

 

Referat af bestyrelsesmødet 18.september 2018

 

Til stede: Erik, Søren, Eskil, Kirstine, Hanne, Sarah, Katrin, Lise (kom lidt senere)

 

Afbud: Susanne, Michael, Jette

 

Dagsorden:

 

1.Nyt fra daglig leder- herunder opdateret personalepolitik

2.Nyt fra Personalet

3.Økonomi

4.Kommende aktiviteter

5.Evt

 

Ad.1 Sarah meddelte at hun også ville fremlægge økonomien, Jette kommer næste gang i forbindelse med fremlæggelse af kvartalsregnskab.

Ad-økonomien er der fortsat grund til at være på vagt, da budgettet varsler underskud, men den positive nyhed er ,at der er fremgang og at omsætningen i august i år er 30.000 kr større end sidste år. Der er satset mere på  markedsføring, facebook og kulturkalender. Det har kostet noget, men betyder forhåbentlig også mere omsætning. Priserne er sat op, men der er stor søgning, så det er dejligt.

August var præget af mange grupper, det er vigtigt at booste mersalg i forbindelse med disse arrangementer.

 

Det har været en stor udgift til minicards og de har ikke fungeret , så ordningen er opsagt, men vi har betalt for 4 kvartaler.

Det vil være godt med flere medlemmer, mere produktsalg og mere cafesalg, som kan boostes når alkoholbevillingen forhåbentlig snart kommer.

Der er behov for vikarer og der skal hurtigst muligt arrangeres en oplæringsdag.

 

Badet har sagt ja til at tage imod en praktikant, Claus, men han mødte ikke op.( er kommet efterfølgende)

30.september er der et medlemsarrangement for Realdania i Badet.

Anne, Kirsten og Bente viser rundt og gæsterne får vin og rawbites.

 

 

Under fremlæggelsen af nyt fra daglig leder redegjorde Sarah for at hun havde opdateret personalepolitikken i forhold til de nye tiltag, som er iværksat. Dokumentet var sendt til bestyrelsen, men personalet har endnu ikke fået det. Dokumentet skal bruges i forbindelse med de 1-1 samtaler som Sarah vil afholde med alle ansatte.

Bestyrelsen bakkede op om de forskellige elementer i politikken.

 

Medarbejderne er skeptiske overfor det nye tiltag om ,at behandlingen skal starte på det tidspunkt kunderne er booket til og at det er op til kunderne at møde 1/2 time før til opvarmning, de ønsker at kunne være mere fleksible i forhold til ,hvornår kunderne møder, men det gør det svært at administrere i forhold til bookingsystemet og vil gå udover de kunder som kommer bagefter.

Bestyrelsen bakkede op om de nye tiltag, men med mulighed for fleksibilitet, hvis der ikke var bookinger efterfølgende eller det ikke var i konflikt med vagtplanens sluttider. Ordningen evalueres om nogle måneder.

Bestyrelsen lagde vægt på at det var vigtigt at der var fokus på at timetallet ikke skred og at kunderne  oplevede, at deres tider blev overholdt.

 

Michael der var forhindret i at deltage havde sendt en skriftlig kommentar om nøgenhed, som han mente burde diskuteres og som han ikke mente hørte hjemme i personalepolitikken.

Der var enighed om, at der var to aspekter i sagen. Et ,at medarbejderne skulle have et redskab til at kunne gribe ind overfor grænseoverskridende adfærd, derfor står det i personalepolitikken og så en generel diskussion om nøgenhed i badet. Den sidste diskussion kan tages op evt i forbindelse med en hamamdialog om nøgenkultur. Der kan også arrangeres familiedage med nøgenhed. Vigtigt, at der er meldt klart ud og at kunderne ved, hvad de kan vente.

Personalet vil diskutere  retningslinjer på et kommende  p-møde. Indtil videre holder vi fast i ,at man skal have pestemal på, når man går rundt.

 

Hanne roste Sarah for indsatsen i de seneste 3 måneder, der var sket meget og Sarah havde  til fulde levet op til forventningerne om at styrke kommunikationen udadtil og  skabt  struktur og orden i forhold til økonomi og vagtplanlægning.

 

Ad.2 Personalet sagde at der var sket mange ændringer, og de var afventende i forhold til hvordan det virkede.

 

Ad,3 Økonomi- var behandlet under pkt 1

 

Ad.4 Kommende aktiviteter

 

Kulturkalender for resten af året er færdig og trykt. Der har været en vellykket sanketur og der er mange tilmeldte til foredrag om badets historie i morgen. Søndag 23.september er næste musikarrangement.

 

Badet er med i kulturnat. Der bliver rundvisning og sæbeskum i hamam.

Alle fra bestyrelsen opfordres til at komme og være der et par timer. Søren og Katrin meldte sig, men der kan godt bruges flere.

Der er også planlagt efterårsferiearrangement med sæbestøbning

Det er vedtaget at lukket badet omkring jul- på næste bestyrelsesmøde skal vi tage stilling til om der skal være nytårsbadning på frivillig basis.

På næste bestyrelsesmøde skal vi diskutere hvad vi skal satse på af kulturaktiviteter til foråret.

 

Ad. 5 Evt

Næste bestyrelsesmøde som var aftalt til tirsdag 30.oktober rykkes til mandag 29.oktober kl 17

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde 29.oktober 2018

 

Til stede: Katrin, Søren, Susanne, Erik, Kirstine, Eskil, Michael, Lise, Sarah, Jette, Hanne (ref)

 

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat af mødet 18.september
2. Byt fra daglig leder
3. Nyt fra personalet
4. Økonomi
5. Kommende aktiviteter- kulturkalender
6. Evt

 

Ad. 1 ingen bemærkninger til referatet

 

Ad.2 Sarah orienterede om at der er to faste medarbejdere væk i november, der er oplært 3 nye vikarer. En anden har måttet opgive pga allergi overfor sæben. Sarah er også blevet oplært.

Flexmedarbejder Claus, som hedder Magnus tager fra i forhold til rengøring og han er forlænget til januar. Sarah har taget kontakt til kommunen for at høre om vi kan få mentortimer og evt få nogle medarbejdere  i minipraktik, der kan hjælpe med vask.

Fra Go Green netværket er der inspiration til at tage praktikanter fra CBS der evt kan hjælpe med markedsanalyse og hjælp til produktrepræsentation.

Der bliver holdt medarbejdersamtaler i den kommende uge med de faste medarbejdere.

Der er travlt også for den daglige leder.

Op til jul bliver det testet om der kan sælges produktpakker i forbindelse med gavekort eller som selvstændige gaveideer. Der skal udarbejdes særligt layout med klistermærker hvor Sofiebadet fremgår.

Der har hidtil været både fysiske og elektroniske gavekort, de skal samtænkes og de nye trykte gavekort bliver med kode, der kan bruges ved booking.

Deltagelsen i smartbox er reduceret til kurbad og karbad og ikke hamambehandlinger.

Forslag om at medarbejdere, familie og frivillige kan købe behandlinger med 20% rabat.

Det sagde bestyrelsen ja til.

 

Alkoholbevillingen er ikke kommet endnu, der mangler nogle data på alle bestyrelsesmedlemmer og de indsamles idag.

Der påtænkes lukket mellem jul og nytår i badet.

 

Hjemmesiden er ustabil og Sarah indhenter tilbud på overflytning til Wordpress.

 

Forslag om at afmontere handicaptoilet for at inddrage kvadratmeter, men bestyrelsen mente at det var et krav at der skal være handicaptoilet. Forslag til udnyttelse af lokalet skal derfor kunne realiseres uden afmontering, der var forslag om en-mands-infrarød-sauna, at bruge lokalet til ler-behandlinger e.lign. Hvis nye tiltag skal realiseres skal der søges fonde.

 

Der var mange kunder i efterårsferien og sæbesjov var en stor succes med udsolgt.

Det blev diskuteret om det var for dyrt, men det kan ikke gøres billigere. Dog var der opbakning til at lave noget tilsvarende for familier med ikke så mange penge evt uddele få fribilletter eller søge lokaludvalget eller andre om støtte til social badning, det vil også være godt for renommeet.

 

Også Kulturnatten var en succes med god stemning, der var en omsætning på 20.000 kr.

Der var travlt, så der var tak til de bestyrelsesmedlemmer der var mødt frem og hjalp til , til næste år vil det være godt med endnu flere hænder.

 

Ad.2 Nyt fra personalet

Personalet har oplært nye medarbejdere og oplæring fortsætter. Der er travlt og mange kurbadsgæster og mange turister.

Det har været diskuteret om der skal sættes en makimumsgrænse for antal gæster i badet af hensyn til oplevelsen.

Der er flest i weekenden og det vil være godt hvis nogle af disse gæster kan flyttes til hverdage.

Flere i personalet ønsker at der skal være åbent nogle dage mellem jul og nytår.

 

 

Ad.3 Økonomi

Jette fremlagde kvartalsregnskabet, der viser større omsætning end sidste år og end budget, men der er også større udgifter til løn og brugt mere til vedligeholdelse end budgetteret.

Det går godt men de næste 3 måneder bliver afgørende. Oktober ser lovende ud indtil videre.

Der er meget lille buffer i form af egenkapital, så i det nye budget skal  der være taget højde for de ekstra lønomkostninger. For at det kan løbe rundt skal omsætningen stige med 300.000 kr svarende til 12 pct og vedligeholdelse skal holdes i ro. Vi kan håbe på, at alkoholbevilling kan give nogle flere cafeindtægter.

Der er stadig problemer med at ikke alt bliver slået ind i systemet.

Personalet arbejder på nye måder at sikre dette på bl.a ved samkøring med kalender.

 

Ad.4 Der skal udarbejdes et program/kulturkalender for foråret til kommunen inden 1.december.

På sidse bestyrelsesmøde besluttede vi at vi skulle finde ud af om vi fortsat skal afholde musikarrangementer, da de giver underskud.

Vi er forpligtet til at afholde musikarrangementer i kontrakten med kommunen, men der var enighed om at vi skal satse mere på lokale kunstnere og nogle der vil spille på døren.

Der kan også tænkes i kombinationer af musik og badning-bobler og bad.

Forslag om at vise film med badning som emne.

Hasan Preisler vil muligvis kunne komme til arrangementer og vi skal tænke i temaet: renselse og vand.

 

ad.5 næste møde bliver onsdag 28.november kl 17( blev aflyst)

Julefrokost lørdag 15. December

 

 

 

Referat af bestyrelsesmøde 21.januar 2019
Til stede: Hanne, Katrin(ref), Kirstine, Eskil, Søren, Sarah, Susanne Afbud: Michael, Lise, Erik og Jette

Obs:
Næste møde afholdes mandag d.18.februar 2019.

Dagsorden:
Ad.1. Økonomisk status
Ad.2. Nyt fra daglig leder
Ad.3. Personalepolitik

Ad.4.Generalforsamling - Næste møde

Ad.5. Fest for Moster Anne
Ad.6. Evt.

Ad.1 Økonomisk status

Driftsregnskab:

Det går fremad for Sofies bad. Der er fortsat et lille underskud på ca.114.000,- Dette skyldes primært to uforudsete poster i løbet af året, samt ansættelse af ny daglig leder. Dampbadet stod af og der blev lavet en udskiftning af dette(ca.50.000) samt en ekstraregning på vand og varme(ca.40.000,-). Der blev stillet et spørgsmål til Jette i den forbindelse: Er der evt. mere som kan afskrives over flere år? Endvidere er lageret måske sat noget lavt. Sarah afklarer med Jette.

Budget 2019:

Der er indsat et overskud på 70.000,- Dette er et konservativt skøn og burde kunne opnås. Der er et mål om 100 medlemmer, hvilket er noget større end det nuværende. Der er sat værgekampagne igang. Indtægt på badeaktivitet er sat til nogenlunde det samme som i 2018, under hensyntagen til at alle i huset i forvejen løber meget stærkt. Derimod mener Sarah indtægterne på café og produkter kan løftes. Vedr. vedligeholdelse har vi ikke nogen store projekter som i 2018. vedligeholdelses budgettet er sat til 60.000,- + 30.000,- til ekstraordinære udgifter.

Ad.2 Nyt fra daglig leder

Der er travlt i Sofiebadet. For at rette op på økonomien har der i en periode været afsat en halv time til at åbne og lukke. Det er for lidt og ændres til at der Fredag, Lørdag & Søndag afsættes en time til at åbne og lukke. Samtidig lægges der slots ind i bookingsystemet for at skabe pauser.

  

Sofiebadet sælger stort set alle de slots der lægges ud. Vi har fået flere kunder selv om priserne er øget.

Heidi fra CBS er startet som praktikant, efter anbefaling fra GoGreen netværket. Hun kommer primært til at beskæftige sig med markedsføring og følger Sarah.

Sarah og personalegruppen drøfter udviklingsdage i marts og april hvor badet lukkes en dag. Den nærmere afvikling afventer afvikling af gavekort som er solgt ved juletid.

Der er solgt en del af de ”nye” gavekort. Det nye system gør at man i fremtiden kan se hvor mange gavekort som endnu ikke er indløst.

Vedr. kassesystemet er fejlkilde formodentlig den lille ipad som gør at man taster forkert ind. Det sker nemt. Sofiebadet ønsker sig en rigtig monitor(stor skærm) som dog ikke skal dominere gæsternes synsfelt når de kommer ind.

En kundes besvimen har gjort at der er kommet fokus på førstehjælp. Alle medarbejdere skal have et gyldigt førstehjælps kursus. Sarah indhenter tilbud.

Det skal undersøges om det er lovligt at have forhæng for badekarsrum i forhold til sikkerhed. Katrin kontakter i første omgang Frederiksberg Svømmehal og spørger om der findes gældende regler.

Der er øget pres på rengøringen med øgede aktiviteter og flere gæster. Maja ansættes 3 timer hver weekend som ekstra indsats.

Det er en mulighed i højere grad at bruge vaskedrenge. Der afholdes pt. møder med mulige vaskedrenge M/K. Medarbejderne vil dog gerne blive ved at vaske.

Der er knas med udluftning i hamanen og der driver vand ned af glasdøren. Vi afventer en reservedel. Eskil mener der bliver for varmt, og at luften bliver dårlig, når man bruger masseovnen. Sarah og Søren mener hele varmesystemet i Sofiebadet er udviklet sådan at man ikke kan undvære at man fyrer i masseovnen. Det rejser nogle spørgsmål: Hvor lang tid må man stå i hamamen? Timeglasset passer ikke.

Den nye sæbe er muligvis anderledes end den gamle. Der er en fornemmelse af at den har en anden PH værdi end den gamle. Den nye er målt til 9-10(stærkt basisk). Eskil påtager sig at måle den gamle. Medarbejderne oplever at den er for ”stærk” og at både medarbejdere og gæster(et enkelt tilfælde)rødmer af den. I første omgang mens sæben undersøges skal alle bruge barrierecreme. PH værdien skal undersøges med det samme og leverandør evt. kontaktes.

Kulturåret er skudt godt i gang med koncert med Lise Westzynthius som var udsolgt og gik forrygende.

Ad.3 - Personalepolitik

Der er kommet en del kommentarer på den udsendte personalepolitik. Hanne minder om at den er vedtaget på bestyrelsesmøde d.18.september. Der er indarbejdet mindre ændringer som er fremkommet ved de personlige samtaler som medarbejdere har haft med daglig leder.

Disse punkter er:
Mulighed for orlov, seniordage(seniorpolitik), uddannelse og personalegoder.

Dokumentet skal ses som et organisk/dynamisk dokument, som kan redigeres løbende. Dette dokument skal beskrive hvordan vi gør i Sofiebadet.

Ad.4 General Forsamling og næste møde:

Forslag til GF er 18.marts kl.19.00. Sarah undersøger om GF kan afholdes i lokalerne over fedtekælderen. Alternativt undersøger Katrín om Beboerhusets café er til at betale. Britta og Moster er revisorer. Jette udtrådte af bestyrelsen på sidste GF. Søren og Eskil er på valg. Resten blev valgt sidste år for to år.

Sarah foreslår at man som ”event” indbyder til spisning enten inden eller efter GF. Dette kræver tilmelding.

Næste bestyrelsesmøde som er forberedelse til GF er aftalt til mandag d. 18.februar kl.17:00 – 19:00.

Ad.5. Fest for Moster Anne

Vi vil gerne holde en fest/reception for Anne og fejre hendes store indsats igennem årene i Sofiebadet. Sarah foreslår 3.maj (fra 16-18?) da man formodentlig også kan bruge gården på det tidspunkt af året. I første omgang checker Hanne datoen med Anne når hun vender tilbage fra Cuba.

Ad.6 Evt.

-
Referent Katrín

 

 

18.februar 2019 ?